Institutional Property Manager
Apleona Real Estate AT GmbH
Wipplingerstrasse 1 / 5 OG
1010 Wien
Österreich
Telefon +43 1 535 03 04
tenantservice.at@apleona.com
Akquisition
Wir unterstützen unsere Kunden gerne dabei, Investitionen zu identifizieren, zu analysieren und zu erwerben, aber insbesondere bei der Übernahme in das Portfolio.
Portfoliostrategie und -management
Wir unterstützen unsere Kunden gerne dabei, eine Portfoliostrategie zu implementieren und umzusetzen, um die Rentabilität und Wertentwicklung ihres Immobilienbestands zu maximieren.
Vermietung und Mietverwaltung
Wir unterstützen unsere Kunden gerne dabei, den Leerstand zu vermarkten und potenzielle Mieter zu identifizieren, aber auch beim Führen von Mietverhandlungen. Wir verwalten Mietverträge und sorgen für einen reibungslosen, dokumentierten und revisionsfesten Ablauf des Mietprozesses.
Immobilienmanagement
Wir erledigen für unsere Kunden, bei der umfassenden Verwaltung der Immobilien, auch die Instandhaltung, Reparaturen, Modernisierungen und Renovierungen. Gemeinsam sorgen wir so mit dem Asset Management dafür, dass das Investment in einem optimalen Zustand gehalten wird, um den Wert zu erhalten und die Bedürfnisse der Mieter zu erfüllen. Dies erreichen wir durch unsere Unterstützung bei der Vermietungsstrategie, Kostenoptimierung, Cashflow-Management und durch Identifizierung von Wachstumschancen und Potentialhebungen.
Finanz- und Rechnungswesen
Wir überwachen die finanzielle Leistung der Portfolien unsere Kunden, erstellen Budgets, verwalten Mieteinnahmen sowie die Capex und Opex, führen Buchhaltungsaufgaben durch und erstellen regelmäßige Finanzberichte für interne und externe Stakeholder.
Mieterbeziehungen und Kundenservice (CRM)
Wir unterstützen unsere Kunden gerne dabei, enge Beziehungen zu den Mietern zu halten, um deren Bedürfnisse zu verstehen und zu erfüllen. Wir sind Ansprechpartner für Beschwerden und Anfragen und unterstützen bei der Lösung von Problemen. Wir streben eine hohe Mieterzufriedenheit an, indem wir auf ihre Bedürfnisse eingehen, Probleme ansprechen und eine gute Kommunikation aufrechterhalten.
Erfüllung rechtlicher Anforderungen
Wir unterstützen unsere Kunde gerne bei rechtlichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung, dies unter Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und stellen sicher, dass alle Verträge und Dokumente ordnungsgemäß verwaltet werden. Im Fall von unterstützen wir Sie sehr gerne bei der Bearbeitung und Aufbereitung, einschließlich Mietstreitigkeiten und Schadensersatzforderungen.
Risikomanagement
Wir unterstützen unsere Kunden gerne auch im Risikomanagement, um potenzielle Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Dazu gehören Risiken wie Mietausfall, Leerstand, Instandhaltungsbedarf, rechtliche und behördliche Risiken sowie Marktrisiken. Durch eine proaktive Risikobewertung und -bewältigung unterstützen wir den Asset Owner soweit wie möglich die Stabilität und Rentabilität der Investition zu schützen.
Nachhaltigkeit
Wir unterstützen unsere Kunden gerne auch, bei der Umsetzung der ESG Strategie, unter Berücksichtigung der spezifischen Ziele und Werte des Eigentümers und unter Bedachtnahme auf ESG-Richtlinien, -Ziele und -Maßnahmen, die zur Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung beitragen.
Aber auch auf Portfolio Ebene unterstützen wir das Asset Management bei der Bewertung der ESG-Performance der einzelnen Immobilien. Gemeinsam steuern wir hier Energieeffizienz, Ressourcenverbrauch, CO2-Emissionen, soziale Auswirkungen auf die Gemeinschaft aber auch, Mieterzufriedenheit und Governance-Praktiken, um die ESG-Performance zu verbessern. Dazu sammeln und analysieren wir Daten zur Nachhaltigkeitsleistung durch die Überwachung von Energieverbräuchen, Wasserressourcen, Abfallmanagement und anderen umweltbezogenen Metriken und stellen diese Ergebnisse für die ESG-Berichte und Kommunikationsmaterialien dem Investor, Stakeholder und Mieter zur Verfügung.
Die vom Asset Management vorgegebenen Nachhaltigkeitsinitiativen und Maßnahmen zur Verbesserung der ESG-Performance setzen wir auch gern für unsere Kunden technisch um. Diese Investitionen in Energieeffizienzmaßnahmen, erneuerbare Energien, grüne Zertifizierungen, Wassermanagement, Abfallreduzierung, soziale Engagement-Programme können wir über unser APLEONA Netzwerk stets State-of-the-Art umsetzen.
Unsere Aufgaben
Unsere Aufgaben
Lokale Marktkenntnissen und internationales Netzwerk
- Zur Verfügungstellung unsern etablierten Netzwerkes für Best Practice Abgleiche und weltweite Kooperationsmöglichkeiten
- Zugangsermöglichung zu internationalen Kunden- und Nutzergruppe
Customer Relation Management
- Direkte Mieterkommunikation
- Aktives Mietermanagement
- Ansprechpartner für Mieter inkl. VIP-Service
- Hohe Mieterzufriedenheit als Selbstanspruch
- Claim- und Conflict Management
- Sicherstellung der Kundenzufriedenheit durch gehen der Extrameile
Marktanalyse und Bewertung
- Immobilienmarkt-trends und Entwicklungen überwachen und ans Asset reflektieren
- Bewertung des Bestandes und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
- Chancen für den An- oder Verkauf von Immobilien identifizieren
Vermietungsmanagement
- Leerstandmanagement und -controlling inklusive Berichtswesen
- Dienstleistungen zur erfolgreichen Vermietung
- Beratung zu Vermietungsthemen wie Mietkonditionen, Mietvertragsverhandlungen oder Vertragsverlängerungen
Vermietungs- und Marketingkonzepte
- Identifikation und optimale Ansprache der Zielgruppen
- Markt- und Standortanalysen sowie Benchmarking marktüblicher Mietparameter
- Entwicklung und Umsetzung von Vermietungskonzepten
- Entwicklung und Umsetzung von Vermarktungskonzepten
Mieteransprache
- Gezielte und auf Wunsch diskrete Mieteransprache
- Matching möglicher Mieter mit Ihrem Suchprofil
- Mieterbetreuung während der Vertragserrichtung und bei der Inbestandgabe
Aktives kaufmännisches & technisches Property Management
- Objektverwaltung, -bewirtschaftung und -buchhaltung
- Instandhaltung und Modernisierung
Operative Objektbetreuung
- Operative Umsetzung der Immobilienstrategie
- Eigentümervertretung und lokale Repräsentanz
- Laufendes Management und Vermietung
Effiziente Bewirtschaftung
- Quantifizierung von wertsteigernden und Kostenreduzierenden Maßnahmen
- Umsetzung Ihrer Zielvorgaben z.B. Objektzustand, Leerstandsquoten oder Instandhaltungsaufwand
Nutzungsspezifische Expertise und hochwertige Dienstleistungen
- Langjährige Erfahrung in büro- und mischgenutzten Gebäuden
- Hochqualitativ und dabei kosteneffizient
Steuerung FM und Dienstleister
- Sicherstellung der Vertragserfüllung durch Einsatz moderner IT-systeme
- Auditierung von Qualität und Wirtschaftlichkeit
Versicherungsverwaltung für die Immobilien
- Polizzen Controlling
- Claim Management
- Technische Umsetzung
- Anspruchsumsetzung
Krisenmanagement
- Bewältigung von Krisensituationen wie Naturkatastrophen, Unfällen oder schwerwiegenden Vorfällen
Sparring Partner
- Entscheidungsunterstützung für den Eigentümer
- Analyse von Aufgabenstellungen
- Erstellung von Entscheidungsunterlagen
Technologische Integration und Innovation
- Nutzung von state-of-the Art Lösungen (SAP, ELO, Eucon)
- Einführung moderner Technologien zur Effizienzsteigerung
Weiterbildung und Weiterentwicklung
- Auf dem Laufenden bleiben über neue Trends und Best Practices im Property Management
- Teilnahme an Schulungen und Fortbildungen
- Entwicklung Ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse im Bereich Immobilienmanagement
Buchhaltung
- Zentralisierte Objektbuchhaltung und Nebenkostenabrechnung in Eigenleistung
- Führen der Buchhaltung und Erstellung von Finanzberichten für die Immobilienverwaltung.
- Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.
Budgetierung und Finanzmanagement
- Budgeterstellung und -überwachung
- Income- und Cost Controlling
Steuerung des operativen Cash-Flows
- Überwachung des Cashflows und sicherstellen, der Liquidität.
- Transparenz über eingegangene und ausstehende Positionen
- Abwicklung von Zahlungen an Dienstleister, Lieferanten und andere Partner der Hausverwaltung.
- Verwaltung von Bankkonten, Kontenabstimmung und Abwicklung von Finanztransaktionen.
- Verwaltung von Kreditlinien, Finanzierungen und Hypotheken, wenn zutreffend.
- Forderungsmanagement
- Claim Management
Finanzanalyse
- Durchführung von Finanzanalysen, um die Rentabilität von Immobilieninvestitionen zu bewerten.
Finanzielle Berichterstattung & Reporting
- Erstellung von regelmäßigen Finanzberichten für Eigentümer, Investoren und Stakeholder.
- Transparentes Standard-Reporting
- Regelmäßige Performanceberichterstattung Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Präsentationen und Meetings zur Portfolio-Performance
- Fundierte und präzise Entscheidungs- und Planungsgrundlagen
Steuern und Abgaben
- Einhaltung steuerlicher Vorschriften, Einreichung von Steuererklärungen und Zahlung von Grundsteuern.
- Vorbereitung der Jahresabschlüsse und Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern bei der Prüfung.(UGB, IFRS)
- Einhaltung aller relevanten finanziellen Gesetze, Vorschriften und Bestimmungen.
Vertragsmanagement
- Erstellung, Überprüfung und Verwaltung von Mietverträgen, Pachtverträgen, Dienstleistungsverträgen usw.
- Sicherstellen, dass alle Verträge den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
- Entwicklung und Durchsetzung von Eigentümervereinbarungen und Gemeinschaftsrichtlinien.
Begleitung der Vertragsverhandlung
- Sicherstellung der Eigentümerinteressen
- Professionelle Begleitung bis zum Vertragsabschluss
Streitbeteiligung
- Lösung von rechtlichen Konflikten und Streitigkeiten im Zusammenhang mit Immobilienverwaltung.
- Kommunikation mit relevanten Parteien zur Beilegung von Konflikten.
Dokumente- und Bescheidverwaltung
- Organisation und Aufbewahrung von rechtlichen Dokumenten, Verträgen, Korrespondenzen usw.
- Sicherstellung der Zugänglichkeit und Integrität von Dokumenten.
- Fristen Controlling
Revisionssicher Prozesse
- Individuell angepasste IKS-Matrix
- Digitalisierte Prozesse und Rechnungsläufe (SAP, ELO, EUCON)
- Interne Kontrollen
- Compliance-Management
- Audit Trails
- Schulung und Sensibilisierung
Compliance und rechtliche Aspekte
- Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften im Immobilienbereich
- AML & KYC Checkst
- Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten und Fachexperten
- Unterstützung im Forderungsmanagement
- Unterstützung in gerichtlichen- Verwaltungsverfahren
Risikomanagement
- Identifikation und Bewertung von Risiken im Zusammenhang mit dem Portfolio
- Implementierung von Risikomanagementstrategien
Stake Holder Management
- Entwicklung und Durchsetzung von Eigentümervereinbarungen und Gemeinschaftsrichtlinien.
- Klärung von Fragen und Anliegen von Immobilieneigentümern.
- Unterstützung bei Mieterfragen, Kündigungen, Mietanpassungen, Reparatur- und Instandhaltungsanforderungen usw.
Weiterbildung und Weiterentwicklung
- Organisation von Schulungen und Weiterbildungen für das Verwaltungspersonal.
- Sicherstellung, dass das Personal über aktuelle rechtliche Entwicklungen informiert ist.
Instandhaltung und Reparatur
- Planung, Organisation und Durchführung von regelmäßigen Wartungsarbeiten und Reparaturen an Gebäuden, Anlagen, Aufzügen, Heizungs- und Kühlsystemen sowie anderen technischen Einrichtungen.
- Sicherstellen der Einhaltung von technischen Standards und Vorschriften
Sicherheit und Gebäudemanagement
- Überwachung von Sicherheitssystemen wie Alarmanlagen, Videoüberwachung und Zugangskontrollen.
- Verwaltung von Gebäudeausweisen und Sicherheitsrichtlinien
Budgetierung und Ressourcenmanagement
- Erstellung und Verwaltung von Budgets für technische Projekte, Wartungsarbeiten und Reparaturen.
- Beschaffung und Verwaltung von Materialien, Ausrüstung und Dienstleistungen.
Sanierungs- und Umbauprojekte
- Planung und Durchführung von Renovierungen, Modernisierungen und Umbauten, um den Gebäudezustand und die Funktionalität zu verbessern.
TGA-Planung und Controlling – Kosteneinsparung
- Prüfung und Optimierung von Anschlussleistungen und Gleichzeitigkeitsfaktoren
- Erzielung von Kosteneinsparungen durch Herstellerneutralität bei Planern
- Bewertung der Fachplanung, hinsichtlich vorhandener Optimierungsansätze
- Erarbeitung von Alternativen im Rahmen eines „Value Engineering“
Technische Beratung zur Realisierung – Kosteneinsparung durch Planungsoptimierung
- Begleitung der Planung und Errichtung Ihres Immobilienprojektes
- Erstellung von Variantenvergleichen bei Planänderungen inkl. Auswirkungen auf Bewirtschaftungskosten
Optimierung und Technologieintegration
- Maßnahmen zur gezielten Erhöhung der Attraktivität Ihrer Flächen
- Planung und Steuerung von Umbau-, Nachhaltigkeits- und Energiesparmaßnahmen mit interdisziplinären Teams der Apleona Gruppe
- Identifizierung und Integration neuer Technologien, die die Effizienz und Effektivität der Immobilienverwaltung verbessern können, z. B. Smart-Home-Systeme.
Nachhaltigkeits- und ESG-Strategien
- Implementierung und Umsetzen von Nachhaltigkeitsmaßnahmen
- Einhaltung von Umwelt- und Nachhaltigkeitsstandards sicherstellen
- Berichterstattung über ESG-Faktoren
Energie-Monitoring, - Management und Beratung – automatisierte Erfassung und Optimierung
- EMS+ durch Energie-Monitoring mit Betreibercoaching kostengünstig Energieoptimierungen erzielen und Fehler identifizieren
- Energie-Audits zur Standortbestimmung und als Energiesanierungsfahrplan zur Dekarbonisierung
- Energie-Reporting zur Dokumentation der Zielerreichung
Dokumentation: & Kommunikation
- Pflege von technischen Dokumenten, Plänen, Handbüchern und Berichten über Wartungs- und Reparaturarbeiten.
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und externen Dienstleistern, um effektive Lösungen für technische Probleme zu finden.
- Verwaltung von externen Dienstleistern wie Handwerkern, Technikern und anderen Fachkräften.
Schulungen und Weiterbildung
- Weiterbildung der Mitarbeiter in Bezug auf technische Aspekte der Gebäudeverwaltung und -wartung.
Nachhaltigkeits- und ESG-Strategien
- Implementierung und Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen für das Portfolio
- Einhaltung von Umwelt- und Nachhaltigkeitsstandards sicherstellen
- Berichterstattung über ESG-Faktoren an Investoren
Risikomanagement
- Identifikation und Bewertung von Risiken im Zusammenhang mit dem Portfolio
- Implementierung von Risikomanagementstrategien
- Versicherungsverwaltung für die Immobilien
Compliance und rechtliche Aspekte
- Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften im Immobilienbereich
- Verwaltung von Verträgen und rechtlichen Dokumenten
- Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten und Fachexperten
TGA-Planung und Controlling – Kosteneinsparung
- Prüfung und Optimierung von Anschlussleistungen und Gleichzeitigkeitsfaktoren
- Erzielung von Kosteneinsparungen durch Herstellerneutralität bei Planern
- Bewertung der Fachplanung, hinsichtlich vorhandener Optimierungsansätze
- Erarbeitung von Alternativen im Rahmen eines „Value Engineering“
Technische Beratung zur Realisierung – Kosteneinsparung durch Planungsoptimierung
- Begleitung der Planung und Errichtung Ihres Immobilienprojektes
- Erstellung von Variantenvergleichen bei Planänderungen inkl. Auswirkungen auf Bewirtschaftungskosten
Energie-Monitoring, -Management und -Beratung – automatisierte Erfassung und Optimierung
- EMS+ durch Energie-Monitoring mit Betreibercoaching kostengünstig Energieoptimierungen erzielen und Fehler identifizieren
- Energie-Audits zur Standortbestimmung und als Energiesanierungsfahrplan zur Dekarbonisierung
- Energie-Reporting zur Dokumentation der Zielerreichung
Professionelle Vermietungsdienstleistungen und spezifische Beratung
- Dienstleistungen zur erfolgreichen Vermietung Ihrer Immobilie
- Beratung zu Vermietungsthemen wie Mietkonditionen, Mietvertragsverhandlungen oder Vertragsverlängerungen
Expertise in erstklassigen bis opportunistischen Assets und Flächen
- Core bis opportunistischen Büro- und mischgenutzten Immobilien
- Hohe Kompetenz auch in Randlagen und in sekundären/tertiären Städten
Vermietungs- und Marketingkonzepte
- Identifikation und optimale Ansprache ihrer bevorzugten Zielgruppen
- Markt- und Standortanalysen sowie Benchmarking marktüblicher Mietparameter
Mieteransprache
- Gezielte und auf Wunsch diskrete Mieteransprache
- Matching möglicher Mieter mit Ihrem Suchprofil
Begleitung der Vertragsverhandlung
- Sicherstellung Ihrer Interessen
- Professionelle Begleitung bis zum Vertragsabschluss
Unterstützung in Flächenoptimierung
- Maßnahmen zur gezielten Erhöhung der Attraktivität Ihrer Flächen
- Planung und Steuerung von Umbau-, Nachhaltigkeits- und Energiesparmaßnahmen mit interdisziplinären Teams der Apleona Gruppe
- Beratung zu Workplace Solutions
Lokale Marktkenntnissen und internationales Partnernetzwerk
- Laufende Beobachtung der lokalen Miet- und Investmentmärkte
- Klare Einschätzung der Wettbewerbssituation und der Nachfragemärkte
- Etabliertes Netzwerk für Best Practice Abgleiche und weltweite Kooperationsmöglichkeiten
- Zugang zu internationalen Kundengruppen
Weiterbildung und Weiterentwicklung
- Auf dem Laufenden bleiben über neue Trends und Best Practices im Property Management
- Teilnahme an Schulungen und Fortbildungen
- Entwicklung Ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse im Bereich Immobilienmanagement
Lokale Marktkenntnissen und internationales Netzwerk
- Zur Verfügungstellung unsern etablierten Netzwerkes für Best Practice Abgleiche und weltweite Kooperationsmöglichkeiten
- Zugangsermöglichung zu internationalen Kunden- und Nutzergruppe
Nutzungsspezifische Expertise und hochwertige Dienstleistungen
- Langjährige Erfahrung in Büro- und mischgenutzten Gebäuden
- Hochqualitativ und dabei kosteneffizient
Operative Objektbetreuung
- Operative Umsetzung der Immobilienstrategie
- Eigentümervertretung und lokale Repräsentanz
- Laufendes Management und Vermietung
Effiziente Bewirtschaftung
- Quantifizierung von wertsteigernden und Kostenreduzierenden Maßnahmen
- Umsetzung Ihrer Zielvorgaben z.B. Objektzustand, Leerstandsquoten oder Instandhaltungsaufwand
Steuerung FM und Dienstleister
- Sicherstellung der Vertragserfüllung durch Einsatz moderner IT-Systeme
- Auditierung von Qualität und Wirtschaftlichkeit
Steuerung des operativen Cash-Flows
- Zentralisierte Objektbuchhaltung und Nebenkostenabrechnung in Eigenleistung
- Transparenz über eingegangene und ausstehende Positionen
Reporting und Kommunikation
- Transparentes Standard-Reporting
- Fundierte und präzise Reports als Entscheidungs- und Planungsgrundlagen
- Regelmäßige Berichterstattung an Investoren über die Performance des Portfolios
- Präsentationen und Meetings zur Portfolio-Performance
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
Revisionssicher Prozesse
- Angepasste IKS-Matrix
- Digitalisierte Prozesse und Rechnungsläufe
- Interne Kontrollen
- Compliance-Management
- Audit Trails
- Schulung und Sensibilisierung
Direkte Mieterkommunikation (CRM)
- Aktives Mietermanagement durch lokale Ansprechpartner vor Ort
- Hohe Mieterzufriedenheit als Selbstanspruch
Interdisziplinäre Projektmanagement mit interne Experten
- Projektmanagement für Instandhaltungs-, Wartungs- und Umbaumaßnahmen
- Beratung zu Spezialthemen
Mieterbetreuung und Kundenservice
- Ansprechpartner für Mieter sein und deren Anliegen bearbeiten
- Konflikte zwischen Mietern oder mit Vermietern lösen
- Kundenzufriedenheit sicherstellen
Vermietungsmanagement
- Leerstände minimieren und neue Mieter gewinnen
- Mietverträge aushandeln und verwalten
- Mietzahlungen überwachen und eintreiben
Instandhaltung und Reparatur
- Regelmäßige Inspektionen der Immobilien durchführen
- Wartungs- und Reparaturarbeiten organisieren und überwachen
- Sicherstellen, dass alle Immobilien den erforderlichen Standards entsprechen
Budgetierung und Finanzmanagement
- Budgets für jede Immobilie erstellen und überwachen
- Mieteinnahmen und Ausgaben verfolgen
- Finanzberichte erstellen und an die Investoren weitergeben
Marktanalyse und Bewertung
- Immobilienmarkt-Trends und -Entwicklungen überwachen
- Bewertung des Portfolios und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
- Chancen für den An- oder Verkauf von Immobilien identifizieren